Beperkte bewaartermijn van persoonsgegevens

OntwerpDataverkenning en datapreparatieOntwikkelenPrivacy en gegevensbescherming

Vereiste

Persoonsgegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkenen niet langer te identificeren dan nodig is voor de realisering van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens initieel worden verwerkt.

Toelichting

Persoonsgegevens dienen toereikend en ter zake dienend te zijn en beperkt te blijven tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit vereist dat ervoor wordt gezorgd dat de opslagperiode van de persoonsgegevens tot een strikt minimum wordt beperkt. Het beginsel van opslagbeperking betekent dat persoonsgegevens moeten worden bewaard in een vorm die het mogelijk maakt om de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de realisering van de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt.

In de context van algoritmes en AI is het belangrijk dat, wanneer persoonsgegevens worden verwerkt, er onderzocht wordt op welke manieren identificatie van betrokkenen tegen kan worden gegaan. Hierbij kan worden gedacht aan maatregelen als pseudonomisering en anonimisering.

Bronnen

Bron
Artikel 5 lid 1 onder de AVG

Wanneer van toepassing?

Risico

Het onnodig lang bewaren van persoonsgegevens levert een onrechtmatige situatie op. De privacyrechten van betrokken worden hierdoor aangetast. Er ontstaan aanvullende risico's bij bijvoorbeeld een datalek.

Maatregelen

AllenGovernancePublieke inkoop

Maatregel	Uitleg
Bepaal de bewaartermijen en richt een vernietigingsprocesdure in voor de verwerkte (persoons)gegevens.	Zorg ervoor dat de vereisten met betrekking tot bewaartermijnen en de vernietiging correct zijn of worden vertaald naar het algoritme of AI-systeem en de onderliggende systemen. Controleer of deze maatregelen zijn getroffen en zorg dat dit aantoonbaar is.
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Maak vereisten voor algoritmes en AI-systemen onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.

Maatregel	Uitleg

Maatregel	Uitleg
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Maak vereisten voor algoritmes en AI-systemen onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.