Bepaal welke documenten voor hoe lang gearchiveerd moeten worden

owp-08OntwerpOntwikkelenOntwikkelaarProjectleiderJuristTransparantie

Maatregel

Stel vast welke documenten, (samengesteld geheel van) data/informatie van/in het algoritme of het AI-systeem gelden als "archiefbescheiden" in de zin van artikel 1 c Archiefwet en documenteer daarvan een overzicht, bij voorkeur vastgesteld door een daartoe bevoegde. Bepaal de bijbehorende bewaartermijnen vast voor de archiefbescheiden.

Toelichting

Bij archiefbescheiden kan worden gedacht aan de broncode, trainings- en testdata, (technische) documentatie en de output.
Deze archiefbescheiden moeten voor een bepaalde tijd worden bewaard (de bewaartermijn).
Overleg hierover met de verantwoordelijke binnen de organisatie voor het toepassen van de Archiefwet.
Het is mogelijk dat de selectielijsten nog niet duiden welke informatie of data, specifiek bij de toepassing van algoritmen en AI, moet worden toegepast en hier dus ook nog geen termijnen bij zijn gekoppeld.
Stel vast of beperkingen aan openbaarheid van de archiefbescheiden moeten worden gesteld. Er zijn gevallen waarbij het openbaren van archiefbescheiden is uitgesloten. Stem in het begin van het proces (pro-actief) met de opdrachtgever af wat de wenselijkheid is t.a.v. transparantie/openheid (uitgangspunt zou 'open, tenzij' moeten zijn).
Stel vast hoe de archiefbescheiden op een duurzame wijze toegankelijk kunnen worden gemaakt. Het moet mogelijk zijn dat de archiefbescheiden daadwerkelijk overhandigd kunnen worden aan betrokken partijen. Denk hierbij aan burgers, onderneming, toezichthouder of rechters. Duurzaam betekent hier met behoud van functie en kwaliteit voor langere tijd. Onderzoek welke voorziening hiervoor beschikbaar is binnen de organisatie.

Tip

Formeer hierbij een multi-discipinaire groep (bestaande uit bijvoorbeeld een inkoper, ontwikkelaar, data scientist, proceseigenaar en archiefdeskundige) om deze maatregel toe te passen.

Bijbehorende vereiste(n)

Vereiste
arc-01 - Informatie over algoritmes wordt gedocumenteerd volgens de Archiefwet
aia-12--bewaartermijn-voor-documentatie

Bronnen

Voorbeeld

Heb jij een goed voorbeeld? Laat het ons weten!