Gegevens zijn een belangrijke grondstof, die voor verschillende doelen bruikbaar zijn. Op het moment dat een registratie invulling geeft aan relevante functionele en niet functionele eisen dan kan deze als bronregistratie gebruikt worden. Aan bronregistraties moeten standaard eisen worden gesteld over het vastleggen en beschikbaar stellen van historie. Historie is een verantwoordelijkheid van een bronhouder, maar is ook zichtbaar en relevant voor afnemers. Daarmee is het ook een aspect om rekening mee te houden bij gegevensuitwisseling.

Vormen van historie

Voor veel afnemers is het van belang dat een bronregistratie actuele gegevens kan leveren. Er zijn ook allerlei processen waarin gegevens van een peildatum relevant zijn. Denk bijvoorbeeld aan een gemeentelijk WOZ-proces waarbij gegevens rondom een pand op de peildatum 1 januari van belang zijn. Het is dan nodig dat in de bronregistratie wordt vastgelegd op welk moment bepaalde wijzigingen zijn doorgevoerd. We noemen dit het bijhouden van de ”formele historie” van gegevens. Deze worden vastgelegd in de tijdlijn registratie, die de veranderingen van gegevens in de registratie bijhoudt. Je zou daarbinnen nog onderscheid kunnen maken tussen het moment waarop een gegeven is ontvangen en het moment waarop het beschikbaar is voor verdere verwerking. De laatste is vooral relevant, aangezien dat bepaalt wanneer gebruikers over de gegevens hebben kunnen beschikken. Formele historie is een basis die iedere bronregistratie moet ondersteunen.

Naast deze tijdlijn registratie is het vaak ook relevant om te weten wanneer het object waarnaar de gegevens verwijzen, in de werkelijkheid is gewijzigd. Neem als voorbeeld een persoon die verhuist. Tussen het moment van daadwerkelijk verhuizen en het doorgeven van de verhuizing aan de gemeente kan een aantal dagen passeren. In de tijd tussen daadwerkelijk verhuizen en het formeel vastleggen van die verhuizing door de gemeenten loopt hetgeen de gemeente formeel weet en dat wat in de werkelijkheid een feit is uit elkaar. De persoon woont immers een aantal dagen op een ander adres dan bij de gemeente is vastgelegd in de registratie. Het vastleggen van de veranderingen van een object in de werkelijkheid door een bronregistratie noemen we de “materiële historie”. Deze wordt bijhouden in de tijdlijn geldigheid.

Het vastleggen van materiële historie is niet voor alle bronregistraties relevant. De noodzaak voor het vastleggen van deze historie moet per bronregistratie specifiek worden onderzocht en bepaald op basis van eisen en wensen vanuit het gebruik. Voor registraties die een juridische werkelijkheid vastleggen is het vastleggen van materiële historie essentieel. Het is bij dit soortregistraties voor afnemers belangrijk dat zij vast kunnen stellen wat iemand op een bepaald moment in de tijd kon weten over een situatie in de werkelijkheid. Als zowel de formele als de materiële historie van belang is spreken we ook wel van bi-temporaliteit, omdat er sprake is van de vastlegging van twee tijdlijnen. Bitemporale registraties zijn in staat vragen te beantwoorden over dat wat was geregistreerd en dat wat geldig was op een specifiek moment in het verleden. Onderstaand figuur illustreert dit.

Bovenstaand figuur geeft de twee tijdlijnen weer rondom de wijzigingen van een adres. Op de horizontale as is de tijdlijn geldigheid weergegeven en op de verticale as de tijdlijn registratie. Weergegeven is de situatie waar initieel in 2010 een adres is geregistreerd (het blauwe vlak) en daarna tweemaal is gewijzigd. De eerste wijziging heeft plaatsgevonden in 2012 en betrof een correctie van het adres in verband met een onjuiste registratie van het huisnummer bij het adres. Vanaf 2012 staat in de registratie het correcte adres, dat geldig is vanaf 2010 (het groene vlak). Het foutieve adres dat vanaf 2010 in de registratie stond wordt beëindigd per 2012 (op de tijdlijn registratie). De tweede wijziging betreft de doorgifte van een adreswijziging in 2018. Door deze adreswijziging wordt het huidig adres (groen blok) beëindigd per 2018 en het nieuwe adres (roze blok) wordt geldig vanaf 2018.

Door het registreren van de tijdstippen van registratie en de tijdstippen van geldigheid is het mogelijk om te tijdreizen over de twee assen.

1. Als in 2011 een afnemer het actuele adres opvraagt dan ontvangt de afnemer ‘Breedstraat 1, 4006XX, Breda’ als antwoord.
2. Als in 2014 de vraag stelt wat het adres in 2011 was dan ontvangt de afnemer ‘Breedstraat 3, 4006XX, Breda’. Dit doordat het adres in verband met een administratieve correctie met terugwerkende kracht gecorrigeerd is.
3. Als in 2020 een afnemer het actuele adres opvraagt dan ontvangt de afnemer ‘Kerkstraat 84, 2118 AD, Gouda’ als antwoord.
4. Als in 2020 een afnemer het in 2016 geregistreerde adres opvraagt dan ontvangt de afnemer ‘Breedstraat 3, 4006XX, Breda’ als antwoord.

Genoemde tijdslijnen moeten worden gerespecteerd bij het wijzigen, rectificeren en vergeten van gegevens. Uitgangspunt daarbij is dat gegevens nooit fysiek worden verwijderd of overschreven, tenzij daar een expliciete juridische reden voor is. Uiteraard is het wel belangrijk om na einde bewaartermijn de gegevens te vernietigen. Daarnaast zouden bronregistraties de vragen moeten kunnen beantwoorden over dat wat was geregistreerd en dat wat geldig was op een specifiek moment in het verleden.

Structureren van historie

Het is belangrijk om te beseffen dat het vastleggen en beschikbaar stellen van historie niet los gezien kan worden van de structuren waarin gegevens worden geregistreerd en uitgewisseld. In de huidige praktijk wordt vaak het resultaat van gebeurtenissen voor objecten (de stand van zaken) in een registratie opgeslagen. Het lastige van deze wijze van registratie is eigenlijk dat het onvoldoende recht doet aan dat wat eraan ten grondslag ligt. Gegevens zijn vooral een uitdrukking van een feit (gebeurtenis) in de werkelijkheid, in een specifieke context. Het is daarmee belangrijk om alle relevante context ook vast te leggen bij de gegevens. Daarnaast wijkt de inherent hiërarchische structuur van berichten die worden uitgewisseld na een gebeurtenis vaak af van de structuur waarin gegevens worden opgeslagen. Het is voor het kunnen werken met historie veel logischer als feiten zelf de eenheid van registratie zijn. Feiten kunnen dan gewoon als consistent geheel worden toevoegen aan een registratie en als geheel beschikbaar worden gesteld aan anderen. Wijzigingen in gegevens die bijvoorbeeld het gevolg van een administratieve correctie zijn, zouden ook expliciet als correctie vastgelegd moeten worden. In de uitwisseling van gegevens zou dit ook als metagegeven expliciet moeten zijn. Er ontstaat hierdoor een meer betrouwbare registratie.

Er is ook andere context die relevant is om toe te voegen aan feiten. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat er terugmeldingen worden gedaan op bepaalde gegevens en dat deze in onderzoek worden geplaatst. Een dergelijke markering geeft belangrijke context aan een gegeven. Het kan ook zijn dat er kwaliteitscontroles op de gegevens hebben plaatsgevonden en dat een gegeven is gemarkeerd als niet plausibel (mogelijk foutief). Dat is ook relevante context voor het gegeven. Tenslotte kunnen gegevens ook zijn afgeleid van andere gegevens en kan het belangrijk zijn om bij het feit van afleiding te verwijzen naar de gebruikte afleidingsregels. Door een registratie dus te structureren en beschikbaar te stellen als een verzameling van feiten en de mogelijkheid te bieden om deze feiten te annoteren met relevante context ontstaat een veel rijkere registratie. De mate waarin een dergelijke registratie ook kan voldoen aan eisen van performance en schaalbaarheid vraagt wel aandacht.

id-dcfbaf9541ce478aa0eb2bac5e9fb2dd