Bepaal welke documenten voor hoe lang gearchiveerd moeten worden
owp-09OntwerpOntwikkelenOntwikkelaarProjectleiderJuristTransparantie
Maatregel
Stel vast welke documenten, (samengesteld geheel van) data, informatie van of in het algoritme gelden als "archiefbescheiden" in de zin van artikel 1c Archiefwet en documenteer daarvan een overzicht, bij voorkeur vastgesteld door een daartoe bevoegde. Bepaal de bijbehorende bewaartermijnen vast voor de archiefbescheiden.
Toelichting
- Bij archiefbescheiden kan worden gedacht aan de broncode, trainings- en testdata, (technische) documentatie en de output.
- Deze archiefbescheiden moeten voor een bepaalde tijd worden bewaard (de bewaartermijn).
- Overleg hierover met de verantwoordelijke binnen de organisatie voor het toepassen van de Archiefwet.
- Het is mogelijk dat de selectielijsten nog niet duiden welke informatie of data, specifiek bij de toepassing van algoritmes, moet worden toegepast en hier dus ook nog geen termijnen bij zijn gekoppeld.
- Stel vast of beperkingen aan openbaarheid van de archiefbescheiden moeten worden gesteld. Er zijn gevallen waarbij het openbaren van archiefbescheiden is uitgesloten. Stem in het begin van het proces (pro-actief) met de opdrachtgever af wat de wenselijkheid is t.a.v. transparantie en openheid (uitgangspunt zou 'open, tenzij' moeten zijn).
- Stel vast hoe de archiefbescheiden op een duurzame wijze toegankelijk kunnen worden gemaakt. Het moet mogelijk zijn dat de archiefbescheiden daadwerkelijk overhandigd kunnen worden aan betrokken partijen. Denk hierbij aan burger, onderneming, toezichthouder of rechter. Duurzaam betekent hier met behoud van functie en kwaliteit voor langere tijd. Onderzoek welke voorziening hiervoor beschikbaar is binnen de organisatie.
Tip
Formeer hierbij een multi-discipinaire groep (bestaande uit bijvoorbeeld een inkoper, ontwikkelaar, data scientist, proceseigenaar en archiefdeskundige) om deze maatregel toe te passen.
Risico
Bij het niet vaststellen van de archeifbescheiden loop je als organisatie het risico dat je niet voldoet aan de archiefwet, en dat informatie moeilijk te traceren is.
Bijbehorende vereiste(n)
Bronnen
- Rekenen en rekenschap. Essay over Algoritmes en de Archiefwet
- Toetsingskader Algemene Rekenkamer 4.06
- Onderzoekskader Auditdienst Rijk, DM.13
Voorbeelden
Heb je een ander voorbeeld of best practice, laat het ons weten via algoritmes@minbzk.nl