Ga naar inhoud

Hoog risico ai systemen voldoen aan bewaartermijn voor documentatie

aia-12OntwerpOntwikkelenMonitoring en beheerUitfaserenGovernanceTechnische robuustheid en veiligheid

Vereiste

De aanbieder houdt gedurende een periode van tien jaar nadat het AI-systeem met een hoog risico in de handel is gebracht of in gebruik is gesteld de volgende elementen ter beschikking van de nationale bevoegde autoriteiten:

  1. de technische documentatie als bedoeld in artikel 11 van de AI-verordening;
  2. de documentatie betreffende het in artikel 17 bedoelde systeem voor kwaliteitsbeheer;
  3. in voorkomend geval de documentatie betreffende de door aangemelde instanties goedgekeurde wijzigingen;
  4. in voorkomend geval de besluiten en andere documenten die door de aangemelde instanties zijn afgegeven;
  5. de EU-conformiteitsverklaring als bedoeld in artikel 47.

Toelichting

De aanbieder moet gedurende tien jaar na het op de markt brengen of in gebruik nemen van het AI-systeem met een hoog risico de vereiste documentatie beschikbaar houden voor de nationale autoriteiten. Dit houdt in dat technische documentatie, documentatie over het kwaliteitsbeheersysteem, eventuele documentatie over besluiten en goedgekeurde wijzigingen door aangemelde instanties en de EU-conformiteitsverklaring beschikbaar moet zijn. Dit waarborgt dat de autoriteiten toegang hebben tot relevante informatie voor controle en naleving van de voorschriften gedurende deze periode.

Bronnen

Wanneer van toepassing?

Risico

Niet voldoen aan de bewaartermijn kan leiden tot juridische consequenties en kan het vermogen van de autoriteiten om toezicht te houden op de naleving van de regelgeving belemmeren.

Maatregelen

idMaatregelenRollenLevenscyclusOnderwerpen
Vaststellen bewaartermijnen voor archiefbescheiden proceseigenaar informatiebeheerder archiefdeskundige ontwerp ontwikkelen governance
Bepaal de bewaartermijen en richt een vernietigingsprocesdure in voor de verwerkte (persoons)gegevens. proceseigenaar aanbieder data-engineer data-scientist security-officer ontwikkelen verificatie-en-validatie monitoring-en-beheer technische-robuustheid-en-veiligheid privacy-en-gegevensbescherming
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist aanbieder opdrachtnemer ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop
Creëer ruimte in het contract om opdrachtgever en aanbieder/opdrachtnemer te laten samenwerken om deze vereiste te realiseren. proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur aanbestedingsjurist ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen proceseigenaar behoeftesteller data-scientist inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst behoeftesteller data-scientist privacy-officer security-officer inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop
Maak vereisten voor algoritmes en AI-systemen onderdeel van contractvoorwaarden proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst proceseigenaar behoeftesteller data-scientist privacy-officer security-officer inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist ontwerp ontwikkelen publieke-inkoop