Ga naar inhoud

Vaststellen bewaartermijnen voor archiefbescheiden

OntwerpOntwikkelenProceseigenaarInformatiebeheerderArchiefdeskundigeGovernance

Maatregel

Stel de bewaartermijnen vast voor de archiefbescheiden.

Toelichting

Archiefbescheiden moeten voor een bepaalde tijd worden bewaard. Dit wordt de bewaartermijn genoemd. Overleg hierover met de verantwoordelijke binnen de organisatie voor het toepassen van de Archiefwet. Zorg dat de ter zake c.q. van toepassing zijnde formeel vastgesteld selectielijst wordt toegepast en pas de informatie rondom algoritmes en AI hierop toe. Het is mogelijk dat de selectielijsten nog niet duiden welke informatie of data, specifiek bij de toepassing van algoritmen en AI, moet worden bewaard en dat hier dus ook nog geen termijnen aan zijn gekoppeld.

Bijbehorende vereiste(n)

VereisteUitleg
De archiefwet is ook van toepassing op algoritmes en AI-systemenVolgens de Archiefwet moeten overheden informatie bewaren. Op basis van deze informatie moet gereconstrueerd kunnen worden hoe besluiten, ook in de context van algoritmes en AI, tot stand zijn gekomen. Informatie over algoritmes en AI moet daarom bewaard en vernietigd worden.
Hoog risico ai systemen voldoen aan bewaartermijn voor documentatieDe aanbieder moet gedurende tien jaar na het op de markt brengen of in gebruik nemen van het AI-systeem met een hoog risico de vereiste documentatie beschikbaar houden voor de nationale autoriteiten. Dit houdt in dat technische documentatie, documentatie over het kwaliteitsbeheersysteem, eventuele documentatie over besluiten en goedgekeurde wijzigingen door aangemelde instanties en de EU-conformiteitsverklaring beschikbaar moet zijn. Dit waarborgt dat de autoriteiten toegang hebben tot relevante informatie voor controle en naleving van de voorschriften gedurende deze periode.

Bronnen

Bron
Algoritmekader
Rekenen en rekenschap. Essay over Algoritmes en de Archiefwet

Voorbeeld

Heb jij een goed voorbeeld? Laat het ons weten!