De archiefwet is ook van toepassing op algoritmes en AI-systemen

arc-01UitfaserenMonitoring en beheerOntwikkelenTechnische robuustheid en veiligheidGovernanceDataPrivacy en gegevensbescherming

Vereiste

Overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Toelichting

Volgens de Archiefwet moeten overheden informatie bewaren. Op basis van deze informatie moet gereconstrueerd kunnen worden hoe besluiten, ook in de context van algoritmes en AI, tot stand zijn gekomen. Informatie over en van algoritmes en AI moet daarom bewaard en vernietigd worden.

Bronnen

• Artikel 3 Archiefwet 1995
• Artikel 15 lid 2 Archiefwet 1995
• Archiefbesluit 1995
• Archiefregeling

Wanneer van toepassing?

Risico

Zonder goede toepassing van de Archiefwet is het voor betrokkene(n) of derden niet mogelijk om achteraf te reconstrueren en te controleren hoe besluiten, waar algoritmes en AI aan hebben bijgedragen, tot stand zijn gekomen. Het nalaten om archiefbescheiden na verloop van tijd te verwijderen brengt risico's met zich mee op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Maatregelen

Zoeken

Rollenaanbestedingsjuristaanbiederarchiefdeskundigebehoeftestellercontractbeheerderdata-engineerdata-scientistinformatiebeheerderinkoopadviseurjuristopdrachtnemerprivacy-officerproceseigenaarsecurity-officer

Levenscyclusmonitoring-en-beheerontwerpontwikkelenverificatie-en-validatie

Onderwerpengovernanceprivacy-en-gegevensbeschermingpublieke-inkooptechnische-robuustheid-en-veiligheid

id	Maatregelen	Rollen	Levenscyclus	Onderwerpen
	Archiveren beperkingen openbaarheid	proceseigenaar informatiebeheerder archiefdeskundige jurist	ontwerp ontwikkelen	governance
	Vaststellen bewaartermijnen voor archiefbescheiden	proceseigenaar informatiebeheerder archiefdeskundige	ontwerp ontwikkelen	governance
	Archiefbescheiden zijn duurzaam toegankelijk	proceseigenaar informatiebeheerder archiefdeskundige	ontwikkelen	governance
	Archiefbescheiden vaststellen	proceseigenaar informatiebeheerder archiefdeskundige data-scientist jurist	ontwerp ontwikkelen	governance
	Bepaal de bewaartermijen en richt een vernietigingsprocesdure in voor de verwerkte (persoons)gegevens.	proceseigenaar aanbieder data-engineer data-scientist security-officer	ontwikkelen verificatie-en-validatie monitoring-en-beheer	technische-robuustheid-en-veiligheid privacy-en-gegevensbescherming
	Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist aanbieder opdrachtnemer	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Creëer ruimte in het contract om opdrachtgever en aanbieder/opdrachtnemer te laten samenwerken om deze vereiste te realiseren.	proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur aanbestedingsjurist	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	proceseigenaar behoeftesteller data-scientist inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	behoeftesteller data-scientist privacy-officer security-officer inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Maak vereisten voor algoritmes en AI-systemen onderdeel van contractvoorwaarden	proceseigenaar behoeftesteller inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Stel archiefbescheiden vast		ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop
	Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	proceseigenaar behoeftesteller data-scientist privacy-officer security-officer inkoopadviseur contractbeheerder aanbestedingsjurist	ontwerp ontwikkelen	publieke-inkoop