Hoog risico ai systemen voldoen aan bewaartermijn voor documentatie

OntwerpOntwikkelenMonitoring en beheerUitfaserenGovernanceTechnische robuustheid en veiligheid

Vereiste

De aanbieder houdt gedurende een periode van tien jaar nadat het AI-systeem met een hoog risico in de handel is gebracht of in gebruik is gesteld de volgende elementen ter beschikking van de nationale bevoegde autoriteiten: a) de technische documentatie als bedoeld in artikel 11 van de AI-verordening; b) de documentatie betreffende het in artikel 17 bedoelde systeem voor kwaliteitsbeheer; c) in voorkomend geval de documentatie betreffende de door aangemelde instanties goedgekeurde wijzigingen; d) in voorkomend geval de besluiten en andere documenten die door de aangemelde instanties zijn afgegeven; e) de EU-conformiteitsverklaring als bedoeld in artikel 47.

Toelichting

De aanbieder moet gedurende tien jaar na het op de markt brengen of in gebruik nemen van het AI-systeem met een hoog risico de vereiste documentatie beschikbaar houden voor de nationale autoriteiten. Dit houdt in dat technische documentatie, documentatie over het kwaliteitsbeheersysteem, eventuele documentatie over besluiten en goedgekeurde wijzigingen door aangemelde instanties en de EU-conformiteitsverklaring beschikbaar moet zijn. Dit waarborgt dat de autoriteiten toegang hebben tot relevante informatie voor controle en naleving van de voorschriften gedurende deze periode.

Bronnen

Bron
Artikel 18(1) Verordening Artifiële Intelligentie
Artikel 16(d) Verordening Artifiële Intelligentie

Wanneer van toepassing?

RekenregelMachine learningGeneratieve AI

niet-impactvol	impactvol

niet-impactvol	impactvol	hoog-risico-ai

niet-impactvol	impactvol	hoog-risico-ai

Risico

Niet voldoen aan de bewaartermijn kan leiden tot juridische consequenties en kan het vermogen van de autoriteiten om toezicht te houden op de naleving van de regelgeving belemmeren.

Maatregelen

AllenGovernancePublieke inkoop

Maatregel	Uitleg
Vaststellen bewaartermijnen voor archiefbescheiden	Stel de bewaartermijnen vast voor de archiefbescheiden.
Bewaartermijnen zijn toegepast	Zorg ervoor dat de vereisten met betrekking tot bewaartermijnen correct zijn of worden vertaald naar het algoritme of AI-systeem en de onderliggende systemen. Controleer of deze maatregelen zijn getroffen en zorg dat dit aantoonbaar is.
Archiefbescheiden vaststellen	Stel vast welke documenten, (samengesteld geheel van) data/informatie van/in het algoritme of het AI-systeem gelden als "archiefbescheiden" in de zin van artikel 1 c Archiefwet en documenteer daarvan een overzicht, bij voorkeur vastgesteld door een daartoe bevoegde.
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.

Maatregel	Uitleg

Maatregel	Uitleg
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.