De archiefwet is ook van toepassing op algoritmes en AI-systemen

UitfaserenImplementatieMonitoring en beheerTechnische robuustheid en veiligheidGovernanceDataPrivacy en gegevensbescherming

Vereiste

Overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.

Toelichting

Volgens de Archiefwet moeten overheden informatie bewaren. Op basis van deze informatie moet gereconstrueerd kunnen worden hoe besluiten, ook in de context van algoritmes en AI, tot stand zijn gekomen. Informatie over en van algoritmes en AI moet daarom bewaard en vernietigd worden.

Bronnen

Bron
Artikel 3 Archiefwet 1995
Artikel 15 lid 2 Archiefwet 1995
Archiefbesluit 1995
Archiefregeling

Wanneer van toepassing?

RekenregelMachine learningGeneratieve AI

niet-impactvol	impactvol

niet-impactvol	impactvol	hoog-risico-ai

niet-impactvol	impactvol	hoog-risico-ai

Risico

Zonder goede toepassing van de Archiefwet is het voor betrokkene(n) of derden niet mogelijk om achteraf te reconstrueren en te controleren hoe besluiten, waar algoritmes en AI aan hebben bijgedragen, tot stand zijn gekomen. Het nalaten om archiefbescheiden na verloop van tijd te verwijderen brengt risico's met zich mee op het gebied van privacy en informatiebeveiliging.

Maatregelen

AllenGovernancePublieke inkoop

Maatregel	Uitleg
Archiveren beperkingen openbaarheid	Stel vast of beperkingen aan openbaarheid van de archiefbescheiden moeten worden gesteld.
Vaststellen bewaartermijnen voor archiefbescheiden	Stel de bewaartermijnen vast voor de archiefbescheiden.
Bewaartermijnen zijn toegepast	Zorg ervoor dat de vereisten met betrekking tot bewaartermijnen correct zijn of worden vertaald naar het algoritme of AI-systeem en de onderliggende systemen. Controleer of deze maatregelen zijn getroffen en zorg dat dit aantoonbaar is.
Archiefbescheiden zijn duurzaam toegankelijk	Stel vast hoe de archiefbescheiden op een duurzame wijze toegankelijk kunnen worden gemaakt.
Archiefbescheiden vaststellen	Stel vast welke documenten, (samengesteld geheel van) data/informatie van/in het algoritme of het AI-systeem gelden als "archiefbescheiden" in de zin van artikel 1 c Archiefwet en documenteer daarvan een overzicht, bij voorkeur vastgesteld door een daartoe bevoegde.
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Stel archiefbescheiden vast	Stel vast welke documenten, data of informatie van het algoritme of het AI-systeem gelden als archiefbescheiden.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.

Maatregel	Uitleg

Maatregel	Uitleg
Bespreek de vereiste met aanbieder of opdrachtnemer	Ga met aanbieder of opdrachtnemer in gesprek over in hoeverre invulling is gegeven of kan worden gegeven aan de vereiste.
Maak de vereiste onderdeel van het programma van eisen	Door de vereiste onderdeel te maken van het programma van eisen bij de aanbesteding, is het voor aanbieders duidelijk aan welke specifieke eisen hun oplossing moet voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van contractvoorwaarden	Door de vereiste onderdeel te maken van contractvoorwaarden, is het voor aanbieders vooraf duidelijk waar zij aan moeten voldoen.
Maak de vereiste onderdeel van de contractovereenkomst	Door de vereiste onderdeel te maken van de contractvereenkomst, worden deze contractueel afdwingbaar.
Stel archiefbescheiden vast	Stel vast welke documenten, data of informatie van het algoritme of het AI-systeem gelden als archiefbescheiden.
Neem het kunnen uitvoeren van een audit over de vereiste op in contractvoorwaarden en de contractovereenkomst	Het is van belang dat opdrachtgever mogelijkheden heeft om te controleren in hoeverre door aanbieder/opdrachtnemer wordt voldaan aan naleving van de vereiste.